Rendición de gastos y fondos por rendir desde el celular

Actualizado el 2 de octubre de 2026

Control ObraX es un software chileno, desarrollado por NextSoft, para constructoras y empresas de servicio técnico y mantención: lleva el control de obras, las órdenes de trabajo y la rendición de gastos del trabajo en terreno desde el navegador del celular o del computador. La rendición de gastos de Control ObraX permite que cada trabajador rinda sus boletas con una foto desde el celular o por el WhatsApp de la empresa: la aplicación lee la boleta, la manda a aprobación y lleva la cuenta de cada persona con sus fondos por rendir, lo rendido y el saldo.

Control ObraX es una aplicación web: se abre en el navegador del celular, la tablet o el computador, con tu correo y tu clave. No hay nada que instalar y se necesita señal. Se usa en todo Chile.

Para quién sirve y para quién no

Sirve a empresas con gente en terreno (obra, faena, servicio técnico) que paga gastos de su bolsillo, o que recibe plata de la empresa y después la rinde: combustible, peajes, colación, materiales menores, fletes. Cada gasto queda cargado a su obra o a su orden de trabajo, con la foto de la boleta y con quien lo aprobó.

No sirve hoy si lo que necesitas es cargar la cartola de tarjetas de la empresa, pagar por kilómetro recorrido, rendir gastos en dólares o en UF, o que los gastos caigan solos en tu sistema contable. Mira lo que no hace hoy.

Cómo se rinde un gasto, paso a paso

1. Cargas el documento. Foto de la boleta o factura, PDF, timbre o XML de la factura. Sirve para boleta, factura, boleta de honorarios y recibo.
2. Revisas lo que leyó la aplicación. Monto, fecha, proveedor, RUT y número de documento. Tú revisas antes de guardar.
3. Eliges la categoría y a qué se carga. La categoría sale de una lista fija: material, mano de obra, transporte, herramientas, alimentación, combustible, EPP, arriendo de maquinaria, peajes y estacionamiento, fletes, alojamiento y viáticos, u otros. Después, la obra o la orden de trabajo.
4. La aplicación revisa antes de guardar. Que el documento no esté repetido, que la factura venga a nombre de tu empresa, que el mes no esté cerrado y que el gasto cumpla tus reglas.
5. Alguien aprueba. Mira la foto y aprueba, rechaza con motivo o pide más información. Sobre el monto que tú definas, el gasto espera la firma de un administrador.
6. El gasto queda en la cuenta de la persona. Es plata que la empresa le debe, o se descuenta del fondo que tenía por rendir.
7. Tesorería registra el pago o el reembolso. Con medio de pago, número de operación y comprobante.
8. Cierras el mes. Sale el libro de gastos y tu contador recibe el resumen por correo.

Tres formas de cargar la boleta

Rendir por WhatsApp

Con el WhatsApp de tu empresa conectado, tu gente manda la foto de la boleta al número de la empresa y el gasto queda registrado por aprobar. Quien aprueba puede aprobar o rechazar respondiendo el mensaje, y cada persona consulta su saldo escribiendo «saldo».

Los fondos también se pueden informar por ahí: un comprobante de transferencia enviado por un administrador registra el fondo entregado; si lo manda un jefe, queda por aprobar. Mira la guía para registrar gastos por WhatsApp.

Fondos por rendir y caja chica

Entregas plata a un trabajador con plazo para rendir; él carga sus boletas contra ese fondo y ves lo entregado, lo rendido y el saldo. Puedes descargar un recibo en PDF para que el trabajador lo firme. Cada boleta se carga al fondo desde el formulario del gasto.

Si sobra plata, la persona la devuelve y Tesorería registra la devolución con su comprobante. Si rindió más de lo que recibió, se le paga lo que falta, igual que un reembolso. Y cuando corresponde, cierras la cuenta con su respaldo.

En pantalla, un fondo pasa por estos estados: Por aprobar, Entregado, En rendición, Cerrado y Anulado. La aplicación le recuerda al trabajador dos días antes de que venza su plazo para rendir y vuelve a avisar cuando vence.

En una obra puedes abrir además una caja chica: un monto fijo a cargo de un encargado, que Tesorería repone con lo ya rendido y aprobado.

Más detalle en la guía de anticipos y rendiciones en obra.

La cuenta de cada persona

Cada persona ve su cuenta como una cartola: cuánto le entregaron, cuánto rindió y cuánto le deben o debe devolver. La encuentra en la pestaña «Mi cuenta». El jefe ve la de su gente, en solo lectura, y Tesorería la de todos.

Cada cuenta queda en uno de tres estados: «Le debemos», «Debe rendir o devolver» o «Al día».

Reglas de gasto y aprobación

Las reglas las define tu empresa. Son ocho tipos. Según la regla y cómo la configures, bloquea el gasto o le avisa a quien aprueba.

Quién aprueba. El jefe de obra en sus obras o el administrador. En una empresa de servicio que no lleva obras, solo el administrador. Puede aprobar varios gastos de una vez y recibe un resumen diario de lo pendiente.

Lo que no cambia. Nadie aprueba su propio gasto. La segunda firma es siempre de un administrador distinto de quien rindió. No hay tres o más niveles de aprobación.

Pago y reembolso

Tesorería ve a quién se le debe, paga a una persona o a varias de una vez con medio de pago, número de operación y comprobante, y baja un Excel con RUT, banco, cuenta y monto para armar la nómina.

El pago se registra aquí; la transferencia la haces en tu banco. No hay conexión con bancos, y el «visto en cartola» de cada pago es una marca que pone una persona.

Un gasto marcado «Lo pagó la empresa» es costo y no se le reembolsa a nadie.

Cierre de mes y lo que recibe tu contador

El administrador cierra el mes, y lo puede reabrir. Con el mes cerrado, la aplicación no deja guardar gastos con fecha de ese mes.

• Libro de gastos del período, en Excel.
• Carpeta de respaldos, un PDF con la foto de cada boleta.
• Rendición mensual de cada persona, en PDF. Se genera sola el día 1 de cada mes.
• Resumen al contador: lo recibe por correo con el libro de gastos, sin necesitar usuario.

Además revisas los gastos por trabajador, por obra y por categoría, y descargas el Excel. Nada de esto se envía solo a un sistema contable.

Gastos de la obra y de la orden de trabajo

Cada gasto se carga a su obra o a su orden de trabajo y suma a su costo.

Desde la orden, con «Rendir gasto», el técnico saca la foto de la boleta y el gasto queda cargado a esa orden, por aprobar, y sumado a su costo. En la misma orden ves los repuestos, los gastos rendidos, el costo total y cuánto ganaste o perdiste contra lo que cobras. Eso lo ve quien tiene permiso de ver la plata; el técnico ve solo sus propios gastos.

Mira cómo funciona el servicio completo en software de órdenes de trabajo.

Viáticos, pasajes, alojamiento y arriendo

Esta parte es solo para empresas que llevan obras; en una que solo lleva órdenes de trabajo, la pestaña no aparece. Es una solicitud para pedir plata antes de gastar: viáticos, pasajes, alojamiento y arriendo. Pasa por dos aprobaciones y termina en una orden de pago. El viático se puede configurar como asignación fija sin boletas o con rendición.

Sobre con boletas y planilla frente a Control ObraX

Lo que no hace hoy

• No calcula kilometraje.
• No carga cartolas de tarjetas de la empresa ni de combustible.
• No se conecta al banco ni paga desde la aplicación.
• No envía los gastos solos a tu contabilidad ni a remuneraciones.
• Registra gastos solo en pesos chilenos.
• Las categorías son fijas (12): no se crean categorías propias.
• No hay carga masiva de gastos desde Excel.
• No guarda la ubicación de dónde se sacó la foto.
• No hay nada que instalar desde una tienda de aplicaciones: se usa en el navegador y se necesita señal.

Cuánto cuesta

Plan Básico $129.000 + IVA al mes (5 obras, 10 usuarios) y Plan Full $229.000 + IVA al mes (10 obras, 50 usuarios). Los dos con todo incluido, también órdenes de trabajo y rendición de gastos. 30 días gratis, sin tarjeta.

Precios vigentes a octubre de 2026. El precio es por empresa, con un tope de usuarios por plan.

Preguntas frecuentes

¿Cómo rindo un gasto desde el celular? ¿Tengo que instalar algo?

No tienes que instalar nada. Control ObraX se abre en el navegador del celular: sacas la foto de la boleta, revisas los datos que leyó la aplicación, eliges la categoría y la obra o la orden de trabajo, y guardas. El gasto queda por aprobar. Necesitas señal.

¿Se puede rendir por WhatsApp?

Sí, si tu empresa conectó su WhatsApp a Control ObraX: tu gente manda la foto de la boleta al número de la empresa y el gasto queda registrado por aprobar. La empresa conecta un número propio escaneando un código QR (no es el servicio oficial de WhatsApp para empresas) y cada persona escribe desde el celular de su ficha.

¿La aplicación lee sola la boleta?

Sí. De la foto o del PDF, Control ObraX lee el monto, la fecha, el proveedor, el RUT y el número de documento, y tú revisas antes de guardar. Esa lectura usa inteligencia artificial y consume el saldo mensual de IA del plan. El timbre de la boleta o factura electrónica y el XML de la factura se leen directo, sin gastar saldo.

¿Qué es un fondo por rendir y cómo se lleva?

Un fondo por rendir es plata que la empresa le entrega a un trabajador para gastos del trabajo, con un plazo para rendirla. En Control ObraX el administrador registra la entrega, el trabajador carga sus boletas contra ese fondo y la cuenta muestra lo entregado, lo rendido y el saldo.

¿Qué pasa si sobra plata del fondo o si la persona gastó más?

Si sobra plata, la persona la devuelve y Tesorería registra la devolución con su comprobante. Si rindió más de lo que recibió, la diferencia queda como plata que la empresa le debe y se paga igual que un reembolso.

¿Quién aprueba un gasto? ¿Puedo pedir dos firmas?

Aprueba el jefe de obra en sus obras o el administrador; en una empresa de servicio que no lleva obras, solo el administrador. Puedes pedir dos firmas: sobre el monto que tú definas, el gasto queda esperando la firma de un administrador. Nadie aprueba su propio gasto.

¿Puedo poner topes por persona o por categoría?

Sí. En Control ObraX defines un monto máximo por gasto, un tope por persona al día, a la semana o al mes, y categorías bloqueadas por cargo. Según la regla y cómo la configures, bloquea el gasto o le avisa a quien aprueba.

¿Detecta boletas repetidas o facturas que no vienen a nombre de mi empresa?

Sí. Antes de guardar, Control ObraX revisa que el documento no esté repetido, que la factura venga a nombre de tu empresa y que el mes no esté cerrado. La revisión del RUT de la factura se puede apagar si no la necesitas.

¿Cómo sé cuánto le debo a cada trabajador?

Lo ves en la cuenta de cada persona, que se lee como una cartola: cuánto le entregaron, cuánto rindió y cuánto le deben o debe devolver. Cada cuenta queda en uno de tres estados: «Le debemos», «Debe rendir o devolver» o «Al día».

¿Se conecta con mi banco o con mi contabilidad? ¿Qué recibe mi contador?

No se conecta con bancos ni envía los gastos solos a un sistema contable. El pago se registra en Control ObraX y la transferencia la haces en tu banco. Tu contador recibe por correo el resumen del mes con el libro de gastos en Excel, sin necesitar usuario.

¿Calcula kilometraje, carga tarjetas de la empresa o sirve en dólares?

No. Control ObraX no calcula kilometraje, no carga cartolas de tarjetas de la empresa ni de combustible, y registra los gastos solo en pesos chilenos. Lo que sí hay: un gasto pagado con plata de la empresa se marca «Lo pagó la empresa», queda como costo y no se le reembolsa a nadie.

¿Cuánto cuesta?

Plan Básico $129.000 + IVA al mes (5 obras, 10 usuarios) y Plan Full $229.000 + IVA al mes (10 obras, 50 usuarios). Los dos con todo incluido, también órdenes de trabajo y rendición de gastos. 30 días gratis, sin tarjeta. Precios vigentes a octubre de 2026.

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• Control de gastos en obra: guía completa
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• Software de órdenes de trabajo