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Calendario de mantención preventiva: planes por cliente, frecuencias y órdenes que se crean solas

Publicado el 16 de octubre de 2026 · actualizado el 21 de octubre de 2026

En Control ObraX el calendario de mantención se arma de dos maneras que se complementan: la frecuencia de cada equipo, o de su tipo, que calcula cuándo le toca la próxima mantención, y los planes de mantención de cada cliente, que crean solos la orden de trabajo de cada ciclo. Las órdenes se agendan después en la agenda de técnicos, por día, por semana o por mes.

Esta página es para empresas que llevan contratos de mantención preventiva —climatización, bombas, generadores, electricidad, frío industrial— y hoy manejan el programa en una planilla con colores. Explica cómo se programa la mantención en Control ObraX, qué hace solo y qué sigue haciendo una persona. Es parte de las órdenes de trabajo de Control ObraX.

Dos formas de llevar la frecuencia

Puedes usar las dos a la vez: el plan crea las órdenes de la visita del contrato y la frecuencia te avisa si algún equipo quedó atrasado.

Planes de mantención por cliente

Un plan de mantención dice: «a este cliente, cada 3 meses, mantención preventiva de estos equipos, con este técnico». Se crea en la ficha del cliente y lleva:

• Nombre, por ejemplo «Contrato preventivo trimestral».
• Cada cuánto: semanal, quincenal, mensual, cada 2 meses, trimestral, cada 4 meses, semestral, anual o cada 2 años.
• La próxima mantención: la fecha del ciclo que viene.
• Días de anticipación: cuántos días antes de esa fecha se crea la orden, de 0 a 60; vienen 7. En un plan semanal llega hasta 7 y en uno quincenal, hasta 14.
• Equipos: todos los equipos vigentes del cliente o los que elijas, hasta 500 por plan.
• Técnico, si ya sabes quién va, y una descripción de lo que incluye la visita.

Todos los días, a las 07:00, Control ObraX revisa los planes. Cuando faltan los días de anticipación para la fecha del ciclo, crea la orden de trabajo: tipo mantenimiento, prioridad media, estado pendiente, con la fecha del ciclo, los equipos del plan y una descripción que dice que el día y la hora quedan por confirmar con el cliente. Al técnico del plan y a quien creó el plan les llega un aviso en la aplicación («Confirma el día con el cliente»), y la fecha del plan pasa al ciclo siguiente.

Reglas que no se rompen:

• Una orden por ciclo. Aunque la tarea corra dos veces o alguien apriete «Crear orden ahora» al mismo tiempo, no se duplica.
• Sin ráfagas de órdenes viejas. Si un plan quedó con una fecha antigua, se crea una sola orden, la del ciclo que tocaba, y la fecha salta al primer ciclo futuro.
• Equipos al día. Entran los equipos del plan que siguen siendo del cliente y no están dados de baja.
• Técnico activo. Si el técnico del plan ya no está activo, la orden queda sin asignar.
• «Crear orden ahora». Si quieres adelantar la visita, la creas desde el plan; mientras esa orden siga abierta, no se adelanta otro ciclo.
• Pausar. Un plan se deja inactivo sin borrarlo, por ejemplo mientras se renegocia el contrato.

Todos los planes de todos los clientes se ven juntos en la pestaña «Planes de mantención», con la próxima visita de cada uno.

Frecuencia por tipo de equipo o por equipo

Quien administra tu empresa le pone frecuencia a un tipo de equipo, por ejemplo «aire acondicionado: cada 3 meses», y todos los equipos de ese tipo la heredan. Un equipo puede tener su propia frecuencia, que manda sobre la del tipo: el split de la sala de servidores cada mes y el de la recepción cada seis. La frecuencia va en semanas o en meses: en el tipo, de 1 a 52 semanas o de 1 a 60 meses; en cada equipo, desde cada semana hasta cada 2 años.

La próxima mantención de un equipo sale de una de dos partes:

1. Una fecha que alguien anotó en la hoja de vida del equipo y que todavía no se cumple.
2. Si no hay, la última mantención preventiva o predictiva del equipo, o su fecha de instalación, más su frecuencia.

No hay que actualizar nada a mano. Cuando el técnico completa el trabajo de un equipo en una orden de mantenimiento, de inspección o de instalación, queda anotada sola una mantención preventiva en la hoja de vida, y la próxima se corre desde ese día. Una reparación queda como correctiva y no corre la fecha del programa preventivo.

La bandeja: vencidas y próximas a 30 días

En «Equipos de clientes» tienes los contadores y los filtros de la mantención:

• Mantenciones vencidas.
• Mantenciones de los próximos 30 días.
• Garantías que vencen en los próximos 30 días, vencidas o vigentes.
• Equipos con alertas de medición abiertas.

Desde un equipo vencido o próximo, «Crear orden» abre la orden nueva con el cliente, los equipos y el tipo ya puestos. En la ficha de cada cliente ves sus equipos, sus órdenes y sus mantenciones juntas.

Del calendario a la agenda

La orden que crea el plan nace con la fecha del ciclo y el día exacto por confirmar. El paso siguiente es de la oficina: fija la hora en la agenda, revisa que el técnico no tenga otra visita encima y le avisa al cliente por correo o por WhatsApp con el enlace para confirmar. Cuando el cliente ya fue avisado, la tarde anterior le llega solo un recordatorio por correo. La agenda tiene vista de día, de semana y de mes, y cada persona la ve también en Google Calendar, en Outlook o en el calendario del celular con su enlace personal, de solo lectura. El recorrido de la visita está en visitas en terreno.

Qué ve tu cliente de su calendario

Si lo decides, tu cliente ve la última y la próxima mantención de cada equipo al escanear su etiqueta QR. Si la próxima ya pasó, eliges qué dice la página: «Por programar», sin fecha; la fecha; o «Atrasada». Y cada visita le llega con su aviso, su enlace de confirmación y, después, la orden firmada en PDF.

Cómo armar tu plan de mantenimiento preventivo

Un programa de mantención que funciona se arma en este orden:

1. Inventario. Carga los equipos de cada cliente con su código, su tipo, su modelo y dónde está, o impórtalos desde Excel. Si son muchos iguales, los cargas por rango, hasta 200 de una vez («AC-001» a «AC-064»). Pega la etiqueta QR en cada uno.
2. Ficha técnica. Agrupa los equipos iguales en modelos y sube la ficha del fabricante. Pon los rangos de medición que usa tu empresa: los avisos de fuera de rango salen de ahí.
3. Frecuencia. Decide cada cuánto se mantiene cada tipo de equipo. Manda lo que diga el manual del fabricante, lo que firmaste en el contrato y qué tan crítico es el equipo para tu cliente.
4. Checklist. Crea una plantilla de checklist por tipo de trabajo o de equipo, para que todos los técnicos revisen lo mismo.
5. Planes. Arma el plan de cada cliente con días de anticipación suficientes para coordinar el acceso: un edificio con conserjería no es lo mismo que una faena que pide inducción.
6. Revisión mensual. Mira la bandeja de vencidas una vez al mes y pregunta por qué se atrasó cada una.

Como punto de partida, estas son frecuencias que se usan seguido en Chile. Son ejemplos, no una norma: ajústalas al fabricante, al contrato y al uso real de cada equipo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un calendario de mantención preventiva?

Es el programa que dice qué equipo se mantiene, cada cuánto, quién lo hace y cuándo toca la próxima vez. En Control ObraX se arma con la frecuencia de cada equipo o de su tipo, que calcula la próxima mantención, y con los planes de mantención de cada cliente, que crean la orden de trabajo de cada ciclo.

¿Control ObraX crea solas las órdenes de mantención?

Sí, con un plan de mantención del cliente. Todos los días a las 07:00 revisa los planes y, cuando faltan los días de anticipación que elegiste, crea la orden del ciclo con sus equipos, su técnico y el día por confirmar con el cliente. Sin plan, la próxima mantención aparece en la bandeja y la orden la creas tú con «Crear orden».

¿Cada cuánto puedo programar un plan de mantención?

Semanal, quincenal, mensual, cada 2 meses, trimestral, cada 4 meses, semestral, anual o cada 2 años. La frecuencia de un tipo de equipo va de 1 a 52 semanas o de 1 a 60 meses, y la de cada equipo, desde cada semana hasta cada 2 años.

¿Qué pasa si se me pasó un ciclo?

Si un plan quedó con una fecha antigua, Control ObraX crea una sola orden, la del ciclo que tocaba, y la fecha salta al primer ciclo futuro. Nunca crea una ráfaga de órdenes atrasadas.

¿Puedo tener frecuencias distintas para equipos del mismo tipo?

Sí. La frecuencia del tipo vale para todos sus equipos, pero cada equipo puede tener la suya, y la del equipo manda. Así el split de una sala de servidores puede ir cada mes y el de una oficina cada tres.

¿El cliente ve cuándo le toca la próxima mantención?

Si lo decides, sí: al escanear el QR del equipo ve la última y la próxima mantención. Si la próxima ya pasó, eliges si la página dice «Por programar», muestra la fecha o dice «Atrasada».

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